Saisonende ist nicht "Ende" — es ist der wichtigste 6-Wochen-Block für die nächste Saison. Wer hier strukturiert vorgeht, hat im Saisonstart 70% weniger Stress. Hier die Praxis-Checkliste für die typische DACH-Tennisschule mit Halbjahres-Rhythmus.
Die zwei Saison-Muster im DACH-Raum
Die meisten Tennisschulen arbeiten in einem von zwei Mustern:
- Halbjahres-Saison: Sommer (April-September) und Winter (Oktober-März). Übergänge im März und September.
- Ganzjahres-Saison mit Sommer-Pause: September-Juli, Pause Juli-August. Saisonende: Mai-Juni, Saisonstart: August.
Das hier beschriebene 6-Wochen-Schema gilt für beide. Was im konkreten Fall variiert: Termine.
Woche 6 vor Saisonende: Auswertung starten
Auswertung der laufenden Saison ist die Basis für alle Saisonstart-Entscheidungen. Was prüfen?
- Auslastung pro Court nach Wochentag und Uhrzeit (Heatmap). Welche Slots waren immer voll? Welche standen leer?
- Trainer-Stunden aufgesummiert pro Trainer. Wer war überbucht? Wer hatte Lücken?
- Storno-Quote. 5-10% ist normal, 15%+ deutet auf Probleme im Angebot hin.
- Probetraining-Conversion. Wie viele Probetrainings wurden zu Anmeldungen? Branchen-Durchschnitt: 30-40%.
- Spieler-Abgänge. Wer hat aufgehört? Warum (Exit-Befragung)?
Mit Software-Verwaltung sind diese Reports auf Knopfdruck verfügbar. Mit Excel ist es 4-6h Pivot-Arbeit.
Woche 5: Trainer-Gespräch
Ein 30-Min-Gespräch mit jedem Trainer:
- Wie war die Saison? Was hat funktioniert?
- Welche Schüler sollten umgruppiert werden? (LK-Aufstieg, Wunschpartner-Wechsel)
- Welche Verfügbarkeit bringt der Trainer in der nächsten Saison?
- Honorar-Anpassung nötig?
- Persönliche Wünsche (Sondergruppen, Camps, Privatstunden-Anteil)?
Diese Gespräche sind Gold wert. Gestresste Trainer kündigen — gehörte Trainer bleiben Jahre.
Woche 4: Saisonumfrage rausschicken
Die Saisonumfrage ist der wichtigste Touchpoint des Saisonübergangs. Was abfragen?
- Verfügbarkeit: Wochentage + Uhrzeiten
- Selbsteinschätzung Niveau (LK): Mit Skala 1.0-23.5
- Wunschpartner: 1-3 Spieler:innen aus der Schule
- Trainer-Wunsch: Optional, max. 2
- Sondergruppen-Interesse: Damen, Senioren, Mannschaft
- Anmerkungen: Freitextfeld für Sonderfälle
In Excel: 50% Antwortrate, 1 Woche manuelle Auswertung. Mit Software (z.B. THENN·OS Saisonplanung): 80%+ Antwortrate (weil 1-Klick-Antwort statt PDF-Formular), automatische Auswertung.
Woche 3: Gruppenbildung
Sobald 80% der Antworten da sind, kannst du mit der Gruppenbildung starten. Manuell ist das eine 1-2-Wochen-Excel-Hölle. Mit regelbasierter Software: Vorschläge in Sekunden, manuelle Anpassung in 1-2 Stunden.
Wichtige Faktoren beim Matching:
- Verfügbarkeit: Hard-Constraint, ohne geht's nicht
- LK-Toleranz: Typisch ±1.5, max. ±3.0 in Ausnahmen
- Wunschpartner-Score: Wechselseitige Wünsche höchste Priorität
- Trainer-Match: Wenn Trainer-Wunsch passt, perfekt
- Gruppengröße: 3-5 Spieler optimal, 6 in Ausnahmen
Spieler ohne Match landen im "Parkplatz" — du siehst auf einen Blick, wer nicht in eine Gruppe passt und kannst manuell zuteilen oder neue Gruppen vorschlagen.
Woche 2: Termine + Bestätigungen
- Trainer-Termine final festlegen
- Court-Reservierungen für Saison setzen
- Spieler-Bestätigungen rausschicken: "Du bist in Gruppe X, Trainer Y, Mittwoch 18 Uhr"
- Rechnungen für Saison-Abos generieren
- SEPA-Mandate prüfen — sind sie noch gültig oder muss erneuert werden?
Woche 1: Letzte Touch-Ups + Trainings-Start-Vorbereitung
- Trainer-Plan-Briefing: Wer trainiert wann mit wem
- Schüler-Anpassungen letzte Woche (Krankheit, Urlaub) einbauen
- Saison-Start-Mail: "Ab Montag geht's los"
- Sondertermine in den Kalender (Camps, Turniere, Probestunden-Aktion)
Saisonende-Checkliste
Die 6-Wochen-Checkliste
- Auslastungs-Heatmap erstellt
- Storno-Quote ausgewertet (Soll: unter 10%)
- Probetraining-Conversion gemessen (Soll: über 30%)
- Trainer-Einzelgespräche durchgeführt
- Honorar-Anpassungen entschieden
- Saisonumfrage rausgeschickt
- Frühbucher-Bonus aktiviert
- Gruppenbildung mit 80%+ Antworten gestartet
- Spieler-Bestätigungen mit Gruppen-Zuteilung versendet
- Rechnungen für Saison-Abos generiert
- SEPA-Mandate validiert
- Saison-Start-Mail an alle Spieler
- Trainer-Plan-Briefing
Was Software konkret beschleunigt
Aus der Pilot-Schule TSHB-Erfahrung mit THENN·OS:
- Auswertung: Excel 6h → THENN·OS 30 Min
- Saisonumfrage: PDF/Mail 1 Woche → digital 1-3 Tage
- Gruppenbildung: Excel 2 Wochen → Software 2 Stunden
- Bestätigungen: Manuell 8h → automatisch in 5 Min
- Rechnungen: Word 1 Tag → automatisch beim Anmelde-Trigger
Gesamt: Saisonübergang von 5+ Wochen Excel-Hölle auf 1-2 Wochen entspannte Vorbereitung.
Saisonplanung in 3 Min ansehen
Demo zeigt Saisonumfrage, Gruppenbildung und Termin-Generation aus Sicht des Admins.
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