Stundennachweis bei Tennistrainern ist überraschend kompliziert. Verschiedene Vertragsarten (Honorar, fest, Sub-Auftragnehmer), unterschiedliche Stundensätze pro Trainingsart, Lohnsteuer-Grenzen, dokumentierter Nachweis fürs Finanzamt. Hier zeigen wir, wie du das digital sauber abbildest.

Drei typische Trainer-Vertragsarten

1. Honorar-Trainer (Standard im DACH-Raum)

Selbstständig, rechnet seine Stunden monatlich ab. Du zahlst auf Rechnung. Stundensatz typisch 25-50€ brutto je nach Erfahrung und Trainingsart. Kein Arbeitsverhältnis, keine Sozialabgaben.

Was du brauchst: Stundennachweis, den der Trainer als Rechnungsanlage nutzt. Datum, Uhrzeit, Schüler/Gruppe, Stundensatz. Idealerweise mit Trainer-Unterschrift (digital reicht heute).

2. Festangestellter Trainer

Sozialversicherungspflichtig. Festes Monatsgehalt, oft mit Mehrarbeits-Klausel ab x Stunden. Du brauchst Stundennachweis fürs Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und die Lohnbuchhaltung.

Was du brauchst: Lückenlose Erfassung aller Arbeitsstunden inkl. Vor-/Nachbereitung. Pausen-Dokumentation. Mehrarbeit getrennt erfassen. Lohnabrechnung-Export für Steuerberater.

3. Sub-Auftragnehmer (über Kapitalgesellschaft)

Trainer rechnet über eigene UG/GmbH ab. Du zahlst Bruttobetrag, kein Stundennachweis nötig — Rechnung reicht. Aber du willst trotzdem wissen, ob die Rechnung stimmt.

Was du brauchst: Plausibilitätscheck: Hat der Trainer wirklich die abgerechneten Stunden gegeben? Software-Stunden vs. Rechnungs-Stunden vergleichen.

Stundennachweis-Workflow in der Praxis

Excel-Variante (verbreitet, problematisch)

  • Trainer trägt nach Trainings-Ende manuell in Excel ein
  • Du sammelst Excels monatlich pro Trainer
  • Manuelle Plausibilitätsprüfung gegen deine Buchungs-Excel
  • Manuelle Übertragung in Lexware/DATEV für Lohn-/Honorar-Abrechnung

Probleme: Trainer vergessen Einträge, Excel-Files sind inkonsistent formatiert, Plausibilitätscheck dauert Stunden, Übertragung in Buchhaltung fehleranfällig.

Software-Variante (das Ziel)

  • Trainings sind im Kalender geplant — werden automatisch zur Stundennachweis-Vorlage
  • Trainer bestätigt nach jedem Training (1 Tap in der Trainer-App)
  • System summiert automatisch pro Woche/Monat pro Trainer
  • Admin sieht Übersicht, kann CSV/Lexware-Export für Buchhaltung machen

Was THENN·OS für den Stundennachweis bietet

Die Trainer-PWA hat Arbeitszeit-Tracking als Kern-Feature:

  • Geplante Trainings → Arbeitszeit-Vorlage: Was im Kalender steht, wird zur Stundennachweis-Vorlage
  • Tap-Bestätigung: Trainer bestätigt nach jedem Training, das System bucht die Zeit
  • Manuelle Korrektur: Falls Vor-/Nachbereitung dazu kommt, manuell ergänzbar
  • Wochen-/Monats-Übersicht: Du siehst alle Trainer auf einen Blick
  • CSV-Export: Direkt für Lexware Office, DATEV oder andere Lohnsoftware
Praxis-Tipp: Im Vertrag mit Honorar-Trainern festhalten, dass der digitale Stundennachweis in THENN·OS als Abrechnungsgrundlage gilt. Das spart monatliche Excel-Diskussionen.

Compliance-Aspekte

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bei Festangestellten

Seit dem BAG-Urteil 2022 musst du bei festangestellten Trainer:innen Arbeitszeit lückenlos erfassen. Excel reicht rechtlich, ist aber nicht manipulationssicher. Software mit Audit-Log ist sicherer.

Scheinselbstständigkeit bei Honorar-Trainern

Wenn ein "freier" Trainer ausschließlich für dich arbeitet, feste Wochenarbeitszeiten hat und in deinen Workflow integriert ist, prüft die Sozialversicherung Scheinselbstständigkeit. Folge: Nachzahlung von Sozialabgaben + Strafe. Konsultier:e einen Anwalt.

Mindestlohn (MiLoG)

Auch bei Honorar-Trainern: Wenn der effektive Stundensatz unter Mindestlohn fällt (Stand 2026: 12,82€/Stunde), greift MiLoG. Mit Software-Stundennachweis siehst du Underperformer früh.

Lohn-/Honorar-Export Workflow

Typischer Monats-Abschluss mit THENN·OS:

  1. Tag 1 des Monats: Du öffnest die Trainer-Stunden-Übersicht in THENN·OS
  2. Plausibilität checken: Sind alle Trainings bestätigt? Gibt es Lücken?
  3. Bei Lücken: Trainer kontaktieren, manuell nachbuchen lassen
  4. Tag 3: CSV-Export pro Trainer, Versand an Steuerberater oder direkt in Lexware
  5. Tag 5: Honorar-Rechnungen kommen rein, mit eigenem Stundennachweis verglichen
  6. Tag 10: Auszahlung

Trainer-App in 3 Min ansehen

Stundennachweis, Schüler-Bewertungen, Tagesplan — direkt am Smartphone.

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